Anforderungen an elektronisches Fahrtenbuch
Die OFD Rheinland und Münster haben in einer Verfügung zusammengefasst, unter welchen Voraussetzungen ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert werden soll.
Sie stellen fest, dass es kein Fahrtenbuchprogramm gibt, das von den Finanzämtern generell zugelassen oder zertifiziert ist. Vielmehr könne immer nur im Einzelfall entschieden werden, ob das Fahrtenbuch anerkannt werden kann, da neben der Programmversion auch die ordnungsgemäße Bedienung von Hard- und Software wichtig ist. Entscheidend sei, dass die von Rechtsprechung und Finanzverwaltung geforderten Angaben gespeichert werden.
Das elektronische Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:
Wie in einem normalen Papier-Fahrtenbuch sind Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer jeden einzelnen Auswärtstätigkeit zu notieren. Erforderlich sind auch Angaben zu Reiseziel, bei längeren Umwegen die Reiseroute sowie die Angabe von Reisezweck und die Nennung des gesuchten Geschäftspartners.
Wichtig ist wie beim Papier-Fahrtenbuch die zeitnahe Eintragung der Angaben. Bei einigen elektronischen Fahrtenbüchern wird das Fahrziel bachträglich in einem Webportal eingetragen. Die Finanzverwaltung akzeptiert Eintragungen in das Portal bis 7 Tage nach Fahrtende als "zeitnah“.
Das Programm darf keine Veränderungen an den eingetragenen Daten zulassen bzw. manipulationssicher Veränderungen an Daten dokumentieren. (Deswegen werden z.B. Excel-Tabellen als Fahrtenbuch nicht akzeptiert.)
Privatfahrten müssen nur mit Kilometerangaben notiert werden; Datumsangaben sind nicht erforderlich.
Bei Ermittlung der Fahrstrecken mittels GPS kommt es zu Abweichungen zum echten Tachostand. Die Finanzverwaltung akzeptiert diese Angaben, legt aber auch fest, dass im Halbjahres bzw. Jahresabstand der echte Kilometerstand des Wagens notiert werden muss.
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OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013
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